Esto que te voy a contar, es algo que he ido perfeccionando con el paso de los años, a medida que he ido ganando experiencia y con el trabajo de investigación que he hecho.
Verás.
Hay una cantidad enorme de estudios que demuestran que incluso las personas más productivas no pueden realizar más de 7 tareas al día.
Pero, cuando empieza el día lo primero con lo que nos encontramos es con esa gran lista de tareas que tenemos que hacer.
Una combinación de tareas importantes y urgentes.
Inmediatamente pensamos: “pffff… seguro que no me va a dar tiempo a hacer todo…”
Entonces nos agobiamos, nos venimos abajo pensando que no vamos a poder terminar a tiempo.
Para luego, cuando termina la jornada, comprobar justo eso… que no hemos hecho casi nada y mientras tanto, esa lista de tareas ha ido creciendo más y más… y entramos en una espiral de la que es difícil salir…
¿Sabes de lo que estoy hablando?
Sé lo que es…
Y este es el proceso.
Lo primero que debemos hacer en esta situación es algo que leí que solía hacer Albert Enstein.
En realidad no estoy muy seguro si esto es más una leyenda urbana o no, pero el caso es que se dice que Einstein, no se sabía de memoria su propio número de teléfono.
Principalmente, porque no quería aprendérselo.
Y cuando le preguntaban el por qué, decía:
“¿Por qué tengo que malgastar mis neuronas con información insignificante cuando es algo que puedo encontrar en una guía telefónica?”
Esta era su respuesta.
Y este es el mismo enfoque que debemos tener para afrontar las tareas.
Te cuento.
En mi día a día, utilizo un programa en mi móvil que me ayuda a plasmar esas ideas que van surgiendo en mi cabeza y tenerlas por escrito.
Esto me ayuda a liberar mi mente, ya que si estas ideas siguen ahí rondando, no paro de pensar en ellas y consumen mi energía.
Para mí, es una manera de aclarar la mente.
Cuando tengo una idea, veo o leo algo que me inspira, cualquier cosa, lo apunto.
¿Has tenido alguna vez esa sensación de que eso que tienes en mente, si no lo apuntas… lo vas a olvidar?
¿Sabes a lo que me refiero?
Ese momento en el que empiezas a decirte a ti mismo: “que no se te olvide esto, acuérdate de esto otro para luego…”
Esto es algo que crea ansiedad.
Además está ocupando tu mente con tareas o pensamientos que bien podrían estar en otro sitio.
Por eso, cuando tengo una nueva idea, lo anoto.
Incluso duermo con un bloc de notas y un bolígrafo en la mesilla de noche por si se me ocurre algo durante la noche, para apuntarlo.
No sé si a ti te pasa, pero por la noche es cuando me vienen las mejores ideas… y si no las quito de mi cabeza y las apunto, siguen ahí dando vueltas mientras veo las horas pasar.
Por eso, en el momento en el que tengas algo en tu cabeza, una nueva idea o lo que sea, tienes que sacarlo de ahí y anotarlo en algún sitio.
Si no lo has hecho nunca, es normal que al principio te cueste. Pero si eres consciente y creas este nuevo hábito, te sentirás mucho más liberado y empezarás a ver cómo mejora tu productividad.
Bien.
Ahora vamos a hablar de cómo podemos mejorar la productividad.
Ya hemos dicho antes que según los estudios, el máximo de tareas en las que podemos enfocarnos en un solo día son siete.
Por lo tanto, si quieres mejorar la productividad, una buena idea sería anotar cada día por la mañana esas siete tareas que vas a realizar ese día.
Ni una más ni una menos.
Y cada día actualizas esas tareas.
Pero aquí no termina la cosa… ¿qué hacer a continuación?
A continuación, lo que hacemos es de esa lista de siete tareas, seleccionamos las tres más importantes.
De tal manera de que si por lo que sea, las otras cuatro no puedes realizarlas en un día, tienes esas tres.
No hace falta poner todas las siete tareas en orden, tan sólo anotarlas y a esas tres más importantes ponerles un asterisco, por ejemplo.
Después, debes observar bien esas tres tareas y…
Seleccionar la más importante de esas tres
Y esto es la clave de todo.
Algo que todo emprendedor debería recordarse cada día:
“¿Qué es eso que si hago hoy en mi negocio, todo lo demás, hace que sea más fácil o completamente innecesario?”
Esa es la prioridad para ese día.
Pero antes…
Es momento de hacer algo que seguramente odies…
Y es que todos tenemos algo que odiamos hacer y que seguimos procrastinando día tras día para no tener que enfrentarnos…
¿Es así?
Llegados a este punto, lo que tienes que hacer, incluso antes de empezar aquello más importante de lo que hemos hablado, es enfrentarte a tus miedos.
Puede ser una llamada a un cliente.
O un problema que tengas que resolver.
Lo que sea.
Una vez lo hayas resuelto, pasas a realizar la primera tarea, la más importante, que te toca para ese día.
Como consecuencia, estarás consiguiendo solucionar muchas cosas a la vez.
Por un lado, estructuras tus tareas y te organizas mejor el día para ser más productivo.
Por otro, te enfrentas cada mañana a aquello que menos te gusta.
Estarás creando una rutina y aprenderás a ser una persona más disciplinada.
Esto va a hacer que te sientas mucho mejor contigo mismo… y seas mucho más productivo en tu trabajo.
Así es como funciona el sistema 7-3-1 para conseguir la máxima productividad en el mínimo tiempo posible.
Y antes de acabar, me gustaría comentarte algo más.
Hay dos momentos donde puedes hacer esta lista de tareas.
O lo haces por la noche antes de irte a dormir o a primera hora de la mañana.
Eso es algo que tendrás que valorar.
Personalmente prefiero dejarlo hecho el día antes, aunque conozco a gente que prefiere hacerlo por la mañana ya que si ven esa lista de cosas por hacer… no logran conciliar el sueño.
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Tus acciones de hoy, los resultados de mañana.
Fran Rodríguez
